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16/03/2016

Chile: el canal de denuncias en la Ley 20.393

El encargado de prevención, con sus recursos y medios materiales, además de autonomía, una adecuada identificación de riesgos y controles, así como un especial cuidado con los procesos que implican movimientos de flujos de fondos, constituyen la base de este modelo. Todo esto bajo un marco de formalidad instaurado en las modificaciones contractuales tanto de empleados como contratistas, la definición de sanciones administrativas y modificación de reglamentos internos, además de importantes esfuerzos en comunicación, difusión y capacitación. He dejado en último lugar un elemento que, en mi opinión, representa un avance importantísimo hacia la generación de una cultura ética en las compañías. Se trata de los procedimientos de denuncia, más conocidos como Canal o línea de denuncias.

Sin duda, fue producto de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) que comenzamos a hablar con mayor frecuencia de la importancia que tiene contar con este tipo de instancias de participación activa de los empleados en las compañías. A pesar de que bajo la mirada SOX se asigna un objetivo muy específico a las líneas de denuncia (forma parte fundamental de un modelo o sistema de prevención y detección de fraude financiero-contable), los usos y beneficios que conlleva el contar con estos canales de información son inmensos y cada vez cubren mayores aspectos del negocio.

Ahora bien, un canal de denuncias debe formar parte del ambiente de control de cualquier compañía, es decir, debe estar acompañado de códigos de ética y conducta que establezcan claramente lo que se debe o no hacer, debe además, estar adecuadamente difundido dentro y fuera de la organización, debe facilitar el acceso a los denunciantes, pero, por sobre todo, debe asegurar que las denuncias serán tratadas con la debida confidencialidad y seriedad que merecen, así como que se mantendrá el anonimato del denunciante, si este lo requiere. Con todo, en un futuro cercano será importante avanzar en la normativa respecto de las garantías para los denunciantes y al mismo tiempo las sanciones para aquellas personas que realizan denuncias sin fundamentos o con el objeto de perjudicar al o los denunciados.

Pero tan importante como mantener una línea de denuncias operativa, con diversos canales de contacto y adecuados niveles de difusión, es asegurar que las denuncias recibidas generarán algún tipo de respuesta dentro de la compañía. Aunque para el denunciante resulta transparente, todo canal de denuncias debe ser administrado responsablemente, bajo procedimientos formales, con participación de la alta administración y el directorio. De esta forma garantizamos que las respuestas a las denuncias recibidas tengan el fondo y la forma adecuados. Es muy importante también, que el denunciante tenga pleno conocimiento de las acciones realizadas por la compañía, producto de su denuncia, incluso si luego de investigarla se concluye que no existe violación a las políticas y procedimientos establecidos.

La experiencia indica que desarrollar e implementar una línea de denuncias no implica un gran esfuerzo y podría, incluso, resultar bastante rápido, sobre todo para medianas y grandes empresas, sin embargo, lograr un funcionamiento adecuado puede tardar un par de años, dependiendo de la cultura de cada compañía. Lo importante es no darse por vencido y continuar los esfuerzos, ya que está demostrado que, a la larga, los beneficios de contar con canales de denuncia bien implementados, políticas y procedimientos claros y precisos, y personas éticamente entrenadas, pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en los negocios.

Autor: Jorge Contreras Vergara

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